“Gib Kandidaten die Informationen, die sie benötigen — im richtigen Format und zur richtigen Zeit. Mache sie neugierig, sodass sie mehr wissen wollen, immer ein gutes Gefühl haben und wissen, dass du der richtige Arbeitgeber für sie bist — oder nicht.”

So einfach ist es, sagt Florian Schrodt, Leiter Personalmarketing bei den Verkehrsbetrieben Zürich (VBZ). Mit Trams und Bussen bringt VBZ jeden Tag mehr als eine Million Passagiere an ihr Ziel.

Trotzdem ist es für die VBZ schwierig, neue, dringend gebrauchte Trampiloten einzustellen. 1500 Bewerbungen resultieren in gerade einmal 70 Einstellungen. Zusätzlich dürfen auch Ingenieure und digitale Talente nicht übersehen werden, denn sie halten die Firma am Laufen.

Wir sind nicht nur ein Anbieter für öffentlichen Nahverkehr. Wir sind Ingenieure, Architekten, Entwickler, und so vieles mehr. Wir versuchen, facettenreiches Bild von unserer großen und umfangreichen Arbeitswelt zu zeigen — in Kombination mit unserer realen Welt. Kontext und Storytelling sind der Schlüssel dazu, warum wir uns auf Informationen voll aus Fakten und Emotionen konzentrieren. Unsere Stellenausschreibungen, aber auch unsere Website im Allgemeinen nutzen wir als Storytelling Hub und Kernstück unserer Aktivitäten. 

Als Florian Schrodt das Ziel gesetzt wurde, Hiring als Ganzes bei VBZ zu verbessern, fokussierte er sich darauf, eine kontextualisierte Candidate Experience auf die Candidate Journey anzuwenden. Bei seiner Planung und Evaluierung des Projektes stieß er auf einige Hindernisse. Der Einstellungsprozess für Tram- und Buspiloten bietet wenig Spielraum, denn sie müssen bestimmte kognitive und verhaltenspsychologische Merkmale aufweisen, die genau überprüft und getestet werden. Außerdem gilt ein strikter Zeitrahmen für den Rekrutierungsprozess.  

Unser Bewerbungsprozess ist immer noch ein Bottleneck, an dem wir versuchen, die Conversion zu verbessern. Aufgrund unserer komplizierten Joblandschaft haben wir immer noch viele Media Breaks. 

Mit der gesamten Candidate Journey im Blick listete Florian alle Touchpoints mit Kandidaten auf, die Bedarf an Optimierungen zeigten. Er wusste, für eine kontextualisierte Candidate Experience waren mehr Transparenz und Kommunikation ohne Verzögerungen nötig. VBZs Karriere-Website wurde einem vollständigen Redesign unterzogen und sein Team veröffentlichte Videos, die den Alltag von VBZ-angestellten zeigten. Sogar Karriere-Events in VBZ Trams wurden geplant und abgehalten.

Das erste Problem war damit gelöst — Kandidaten bekamen ein besseres Verständnis dafür, was für den Job von ihnen erwartet wurde. Trotz allem bekamen sie immer noch keine schnellen Antworten und Rückmeldungen. An diesem Punkt fing Florian an, sich auf die Suche nach Kommunikationslösungen zu machen, und die Idee eines Chatbots kam auf. 

Um ehrlich zu sein war ich vorher kein großer Fan von Chatbots, denn ich hatte noch nie einen Chatbot gesehen, der wirklich gut funktionierte oder mit dem ich zufrieden war. Als immer wieder die Idee aufkam, einen Chatbot bei VBZ zu implementieren, wand ich mich an jobpal, von denen ich interessante Resultate zusammen mit der Deutschen Telekom gesehen hatte. 

Er warf einen kritischen Blick darauf, wie ein Chatbot in seine Philosophie einer kontextualisierten Candidate Experience passte und fing an zu sehen, wie die Technologie in die Prozesse bei VBZ integriert werden könnte. Einen Chatbot zu implementieren bedeutete, dass Kandidaten sofortigen Zugang zu relevanten Informationen haben können — wann immer sie wollen. 

Ein Chatbot bietet außerdem einen zusätzlichen Kommunikationskanal, um mit Kunden zu interagieren und damit Zugang zu einem Pool aus potentiellen neuen Mitarbeitern zu erhalten. Das alles neben der Tatsache, dass sich wiederholende Aufgaben automatisiert werden und Recruiter somit mehr Zeit für relevante und wertschöpfende Aufgaben bekommen. 

Conversational AI und Machine Learning sind immer noch neue und abstrakte Technologien, weshalb das jobpal Team zusammen mit den Recruiting und Marketing Teams bei VBZ einen Workshop in Zürich veranstaltete. Zwei Tage lang schauten sich die Teams die gesamte Candidate Journey an und fertigten eine Roadmap an, mit dem Ziel, der Chatbot sollte nicht nur die Candidate Experience verbessern, sondern auch die wichtigsten Metriken im Einstellungsprozess positiv beeinflussen. Mit dieser Roadmap begann jobpal mit der Implementierung des Chatbots auf der VBZ Karriere-Website. 

Jetzt da ihre Candidate Journey eine massive Transformation hinter sich hatte, welche Resultate gab es zu beobachten? Interessanterweise erreichten das Team weniger Bewerbungen, allerdings stieg die Qualität der Bewerber und Einstellungen merklich an. Dies zeigt, wie wichtig das Prinzip “Quality over quantity” in Bezug auf Recruiting bei VBZ ist. Mit mehr Transparenz und einem Kommunikationskanal ohne jegliche Verzögerungen bekommen Kandidaten ein besseres Bild der Position und entscheiden innerhalb von Minuten, ob der Job für sie geeignet ist oder nicht — anstatt später im Prozess herauszufallen. 

Zusätzlich bekam Florian durch den Chatbot auf der Karrierewebsite ganz neue Einsichten in VBZs Talent Audience. Das FAQ Automation Feature, welches dafür zuständig ist, Fragen zu stellen und zu beantworten, gab einen authentischen Einblick darin, was für Kandidaten wirklich wichtig war, welche Wünsche und Ansprüche sie hatten, und wer sie waren.

Es ist unglaublich, wie gut man die Zielgruppen kennenlernt, nur aus deren Eingaben und der Möglichkeit, die Antworten in Echtzeit zu verbessern. Gerade während der Corona-Krise war das ein großes Plus. Das ist kontextualisierte Candidate Experience von ihrer besten Seite.

Im Großen und Ganzen hat kontextualisierte Candidate Experience einen riesigen Einfluss darauf, wen man Einstellt, und auch die Qualität der Bewerber. Florians Geschichte validiert, wie eine kontextualisierte Candidate Experience mit einem Chatbot die Kommunikationsstrategie mit Talenten verbessert. 

Florian bringt weiterhin neue Ideen in die Candidate Journey bei VBZ ein, so soll beispielsweise der Chatbot noch mehr Zeit einsparen und neue Aufgaben, die Talenten dabei helfen, ihre Bewerbung schneller und einfacher einzureichen. Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie VBZ Automatisierung nutzt, um das Employer Branding positiv zu beeinflussen, schaue dir unser gemeinsames Q&A Webinar an. Wenn du sehen willst, wie ein Chatbot für dich und dein Unternehmen aussehen könnte, kontaktiere uns ganz einfach unter sales@jobpal.ai.